Touhulan asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Touhula Leikki Oy ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt (”Touhula”) käsittelevät toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi Touhula kerää analytiikkatietoa Touhulan verkkosivujen kävijöistä.

Henkilöasiakkaiden lisäksi Touhulalla on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen.

Touhulalle on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä. Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Touhulan rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.

2. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Y-tunnus: 2334458-6
Osoite: Kiviharjunlenkki 1 E, 90220 Oulu
Sähköposti: tietosuoja@touhula.fi
www.touhula.fi

Rekisteristä vastaava henkilö:
Mikko Peltoniemi

3. Kerätyt tiedot

Asiakkaat ja markkinointikontaktit

Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite
Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
Hakemustiedot ja palveluntarve
Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut varhaiskasvatustoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen antamansa lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, allergiat, kuvauslupa, jne.)
Lapsen profiilikuva, lapsen päivän kulkua koskevat tiedot sekä viestintä kodin ja rekisterinpitäjän välillä TouGo-mobiilisovellusta käytettäessä

Verkkosivut

IP-osoite
URL-reitti sivustolla
Vierailun ajankohta
Selaintyyppi ja -versio
Laitetyyppi
Verkkosivulta uutiskirjeen tilanneen nimi ja sähköpostiosoite

4. Mistä saamme henkilötiedot?

Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajaltaan.

Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä. Mobiilisovelluksen avulla kerätyt tiedot tallentuvat omaan tietokantaan.

Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin hakemustietoina sähköisen hakemuksen tai ajanvarauksen kautta lapsen huoltajilta tai lapsen kotikunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta. Tietoja täydennetään huoltajien kertomilla tiedoilla. Palveluiden toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana päiväkotihenkilöstön kirjaamina. Jos varhaiskasvatukseen hakeminen tapahtuu kunnan kautta, saa palveluntarjoaja henkilö- ja perhetiedot kunnan varhaiskasvatuksen palveluohjauksesta.

Touhula-päiväkotien nettisivulla on mahdollisuus antaa palautetta toiminnastamme joko omalla nimellä tai anonyymisti. Sivuilla voi asioida myös asiakaskontakteja keräävän chatbotin kautta. Kontakteista voi muodostua asiakaspalvelua tukevaa asiakastietoa (nimi ja yhteystiedot). Chatbot-keskustelut ja palautteet tallennetaan.

5. Tietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset

Henkilötietojen käsittely perustuu lähtökohtaisesti varhaiskasvatuslainsäädäntöön. Henkilötietoa käsitellään myös hoitosopimussuhteesta johtuvien velvoitteiden täyttämiseksi ja erillistä suostumusta vaativien käsittelytoimien kuten lapsen valokuvauksen osalta nimenomaisesti haettavan suostumuksen perusteella.

Touhulan oikeutettu etu toimii henkilötietojen käsittelyperusteena silloin kun meillä on tarve käsitellä henkilötietoa liiketoiminnan hallintaa ja sen kehittämistä varten muun muassa chat-asioinnin ja palautekanavan kautta tulleisiin viesteihin liittyen taikka tarjotessamme asiakkaillemme tai potentiaalisille asiakkaillemme tietoja ja tarjouksia palveluistamme suoramarkkinoinnin avulla. Emme profiloi alaikäisiä tai lähesty heitä markkinointiviesteillä.

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun esim. suoramarkkinointitoimenpiteiden tai asiakaspalautteen käsittelyn yhteydessä, punnitsemme aina käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat asiakkaille. Minimoimme myös tunnistettavan henkilötiedon.

Sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun.

Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin käyttötarkoituksiin:

Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen

Varhaiskasvatuslainsäädännön asettamien vaatimusten täyttäminen
Ajanvarauspalvelu ja asiakasneuvonta
Palvelun järjestäminen ja toteuttaminen
Palveluun liittyvä viestintä ja muistuttaminen
Asiakaslaskutus
Varhaiskasvatukseen liittyvien tilastotietojen keräys ja analysointi
Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä suoramarkkinointi

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Touhulan konserniyhtiöille ja / tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen

Henkilötietoja käytetään Touhulan ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan ja hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä viestintään.

Jos otat meihin yhteyttä, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn.

Suoramarkkinointitarkoituksiin

Voimme lähettää sinulle tiedotteita Touhulan toiminnasta ja näyttelyistä sekä muuta suoramarkkinointimateriaalia.

Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietojaan suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

6. Säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat on tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.

7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille varhaiskasvatuslainsäädännön perusteella. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä. Mikäli varhaiskasvatusta toteutetaan palvelusetelin avulla, omistaa kunta kaikki syntyvät asiakirjat ja asiakassuhteen päätyttyä asiakirjat toimitetaan kunnalle arkistoitavaksi. Kelaan siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista asiakkaista, jos palvelu toteutetaan Kelan yksityisen hoidon tuella. Palvelua valvova kunta ja/tai Kela vastaa omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta.

Muutoin emme luovuta henkilötietojasi Touhulan organisaation ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Touhulan organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (I) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (II) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (III) Touhulan tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.

Valtuutetuille palveluntarjoajille

Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietosuojaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Voimme luovuttaa henkilötietoja Touhulan organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Touhula käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Jos haluat käyttää jotakin yllä olevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Touhulalle postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista.

Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

10. Tietoturvallisuus

Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Valituksen tekeminen

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Touhulan henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

12. Selosteen muuttaminen

Touhulalla on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivullamme, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.